Турбулентности бизнеса посвящается: организация удаленной работы

В этой статье вы найдете ответы на такие вопросы:

  1. Как организовать в Компании?
  2. Как сделать, чтобы дома не отвлекали дети?
  3. Как настроить работу с Руководителем?
  4. Как организовать подчиненных?
  5. Какие средства связи использовать?
  6. Какие инструменты командной работы?
  7. Какие KPI?
  8. Основные ошибки?


Екатерина Колосова
HR бизнес-партнёр Samsung Electronics Украина
Общая организация в Компании

  1. Абсолютно точно нужно дополнить регламенты работы, еженедельными и ежедневными встречами. С проработкой регламента самого встречи. Практика показывает, что ключевая причина 90% проблем, была в «недостаточной информированности».
  2. Будет супер эффективно создать "правила игры" работы на удаленке. Особенно для тех ролей, которые до этого имели команду "под боком". При всей очевидности этого часто нет и каждый играет как хочет. В итоге снижается общая эффективность.
Например:
  • график работы (да-да-да, например, какое время на обед, если ты работаешь из дома, и можно ли забрать из садика ребенка в 16.15)
  • коммуникации (раньше можно было спросить соседа, а теперь звонить? а когда ему звонят, он не любит...)
  • когда будет тренинг по удаленной работе? есть куча вопросов...
  • если я работу на день сделал? я могу пойти кататься на велосипеде или мне надо сообщить, что я закончил? В офисе менеджер сам видел это и мне "наваливал", а теперь?

Самоорганизация
Да, это одна из самых сложных вещей. Этого не видно, но над организацией работы сотрудника в корпорации работает большой механизм.

Например:
  • одни люди покупают и загружают бумагу в принтер
  • вторые люди смотрят за его выгоранием, и корректируют нагрузку/поддерживают, когда "пора"
  • третьи люди, идут на обед, и вроде тоже надо идти, хоть и дела
  • четвертые загружают кофе в корпоративную кофе-машину
  • пятые настраивают вебекс/ноут, когда он завис и т.д.

На удаленке, надо все делать самому. И это я молчу про нашу выработанную годами привычку "дома, значит можно отдыхать". Поэтому лучший совет здесь: пройти обучение от компании "Как работать удаленно". Или дочитать эту статью до конца.

Домашние обитатели
Когда они узнали, что вы будете работать из дома, их первая мысль была: «здорово, теперь мама/папа будут всегда рядом». И именно так они будут себя вести. Будут радостные бежать к вам, как только захочется. Не ругайте их) Они вас просто любят.

Самый эффективный способ - договорится с ними о правилах:
  1. Со второй половиной - о новом распределении домашних дел.
    Если вы работаете из дома, это не означает, что вы сможете убираться целый день. А наоборот, скорее всего у вас не будет времени даже поесть. Так как раньше вам давали в столовой готовую еду, а теперь возможно придётся готовить самому + руководитель поручет больше, чем обычно. Ведь вам теперь не надо "стоять в пробках 4 часа в день"...
  2. С детьми, о правилах работы
    Дети просто не понимают разницы между «можно разговаривать с папой/мамой» и «можно разговаривать между собой, но нельзя отвлекать», и «нужно сидеть с абсолютной тишиной».
Пример правил:
-Если на двери/столе стоит "знак" (табличка/кукла/предмет), то отвлекать нельзя.
-Если папа/мама сказала "абсолютная тишина", то значит "созвон/skype", и нужно сидеть час, тихо как мыши. Это такая игра.
-О интервалах времени, когда можно общаться. Раз в 3 часа, 20 минут.


В конце концов, они же ждали, что можно будет быть чаще с любимым человеком, не дать им внимания вообще не получится.

Руководители
Ничто так не вселяет недоверие и панику в руководителя, как если он вам звонит в 10.00, а вы ему отвечаете заспанным голосом...
Есть несколько простых, но важных советов:
  1. Спросите о "правилах игры".
  2. В первое время, чаще чем обычно отчитывайтесь о сделанной работе и спрашивайте обратную связь. Вы убьете двух зайцев: вам не придется переделывать, и вы получите кредит доверия и хорошее отношение
  3. Сами пишите руководителю в мессенджер каждое утро планы на день и вечером факт за день. Даже если он не просит. Это просто высокий уровень сервиса с вашей стороны.
  4. Чаще информируйте тех, кто должен знать о вашей работе (стейкхолдеры) через общие каналы связи (Whatsapp, Slack, Telegram)
  5. Не рассчитывайте, что электронная почта заменит личное общение.
  6. В первое время будут сбои в организации работы - помогите настроить работу, вы все в одной лодке)
  7. Подайте идею диджитализировать удаленную работу - инструменты ниже ;)


Ваши подчиненные
  1. Организуйте удаленные командные встречи. Это важно по двум причинам
    - помогите сотрудникам, чувствовать себя частью команды, а не в отпуске. Ведь телесная память им говорит "расслабься".
    - избавит сотрудников от эффекта "лебедь, рак и щука".
  2. Организуйте встречи посвященные именно удаленной работе. Точно есть много вопросов:
    - у кого-то дома лежат документы, которые надо передать, а где теперь курьер?
    - кто-то уже неделю не может согласовать с коллегой простейший вопрос
    - кто-то заболел, и не стал отпрашиваться "все равно же дома". Но работа не идет, ведь 39 градусов. И т.д.
  3. Создайте регламенты, как в разделе "Организация"
  4. Сделайте все пункты из раздела "Руководители", но из роли "Босс, который организует работу".

Средства связи
Надо же чем-то заменить общие мозговые штурмы в «курилке» и понимание, что хочет руководитель по движениям его глаз во время фразы «сделайте Красиво»…
Я рекомендую:
  1. Общий канал (не чат!) в Whatsapp/Telegramm + Чаты по функциям/командам. Прямо прописать (и создать их) от организации, что обмен инфо идет там. Это очень просто, но очень важно.
  2. Созвоны проводить в Whatsapp. Он подключает до 4-х человек. Очень удобно.
  3. https://whereby.com/ - это как скайп, только из браузера, и не надо ничего устанавливать. Бесплатно до 4-х человек, демонстрирует экран и хорошо работает.
  4. https://zoom.us/ - это как скайп, но только качественно работает. Бесплатно до 40 минут. Лучше купить, стоит доступно, а работает очень хорошо.
  5. Файлообменник - Onedrive/Teams от Microsoft, или Google Drive, если у сотрудников нет учеток.
  6. Позаботьтесь о защите персональных данных, ФИО сотрудника, это уже персональные данные.
  7. Slack - огонь тема! Смотрите раздел ниже.
  8. E-mail - забудьте о нем, как про факс.

Инструменты командной работы
Основная идея - руководитель и команда должны смотреть на одинаковое поле задач и прогресса. Быть в одном пространстве.

Здесь я рекомендую:
  1. Trello.com Супер простой, супер удобный и супер эффективный инструмент. Бесплатный. Освоить можно за 15 минут, и вся ваша команда сможет одинаково видеть задачи и прогресс.
  2. Placker.com Позволяет визуализировать диаграмму Ганта (кстати диаграмма Ганта в Excel, это как утюг на углях), имеют полную интеграцию с Trello. Очень удобно, если вы босс, у вас много проектов и сроков. Платный, но не дорогой.
  3. Slack - как Whatsapp, только для бизнеса. Имеет интеграцию с Trello, каналы/задачи. Мега удобная вещь.

KPI
В первое время лучше выделить в KPI пункт «соблюдение правил командной работы».
Работа в таком формате, это серьезное испытание для сотрудников.
Покажите сотрудникам, что вам важно не только результат работы, но и процесс. Ведь он очень сильно влияет на результат других сотрудников.

И несоблюдение правил даже одним сотрудником, значительно торомзит всю команду. Например:
  • часть сотрудников делает работу хорошо, но не сообщает о готовности остальным, и уже другие не работают, так как ждут "у моря погоды"
  • часть "не любят" работать в инструментах командной работы. Ну не диджитал люди)
  • часть сотрудников при появлении сложностей, не получают быстрых ответов, и "забивают"
  • часть сотрудников, начинают заниматься не тем, чем важно, а что "интереснее"
  • часть просто не могут работать без надзора.

Основные ошибки
Я наверное выделю одну: это утверждение, что все заработает само.

Буду рада, если эта статья сможет сделать вашу компанию, руководителя, подчиненного, вторую половинку, более адаптированным к новым вызовам!

Успехов!


Автор: Екатерина Колосова

Made on
Tilda